Unos nove vrste dokumenta


Ova uputa detaljno objašnjava postupak definiranja nove vrste dokumenta u DMS sustavu.


Korak 1: Pokretanje postupka


    1. Na početnom ekranu Tipovi dokumenata pronađite i kliknite gumb Novi.

(gumb je označen na slici 1. ispod)





Korak 2: Popunjavanje podataka

Nakon klika na "Novi", otvorit će se obrazac za unos. Potrebno je ispuniti sljedeća polja:


    1. Naziv tipa

Unesite željeni naziv (npr. "Otvornica", "Ugovor o najmu", "Polica osiguranja").


    1. Tip dokumenta

Ovo je ključna postavka koja određuje koja će polja biti obavezna prilikom kasnijeg unosa samog dokumenta.

Odaberite jednu od dvije mogućnosti iz padajućeg izbornika:

      • Dokument za plaćanje
        • Opis: Odaberite ovu opciju za dokumente koji se koriste za izvršavanje plaćanja dobavljaču (npr. računi).
        • Što će se tražiti kod unosa dokumenta? Prilikom unosa ovakvog dokumenta, sustav će zahtijevati unos svih podataka vezanih uz plaćanje: dokument (datoteka), podaci o partneru, iznos za plaćanje, IBAN, poziv na broj, porezne stope te detaljan opis.
      • Ostali dokumenti
        • Opis: Odaberite ovu opciju za dokumente koji služe samo za evidenciju i referencu (npr. ugovori, ponude, rješenja).
        • Što će se tražiti kod unosa dokumenta? Prilikom unosa, sustav će tražiti samo osnovne podatke: dokument (datoteka), partnera i opis samog dokumenta.



Slika 2. primjer popunjenog obrasca za novu vrstu dokumenta:




Korak 3: Spremanje podataka

Nakon što ste unijeli sve potrebne podatke, potvrdite unos klikom na gumb Spremi. Novi tip dokumenta sada će biti dostupna u sustavu za unos.



Savjet: Pažljivo odaberite Tip dokumenta jer će on direktno utjecati na radnje koje će korisnici moći izvršavati s tim dokumentom kasnije. Također imajte na umu kod definiranja tipa dokumenta da jednom definirani tip dokumenta zauvijek ostaje u sustavu.  Također pažljivo odaberite tip dokumenta jer isti također nije moguće više mijenjati zog logike prikaza i unosa koje su potpuno različite.