Poštovani,


Sa zadovoljstvom Vam predstavljamo DMS (Document Management System) - revolucionarnu aplikaciju za centralizirano upravljanje dokumentima i financijsko likvidiranje, osmišljenu kako bi u potpunosti digitalizirala i transformirala vaš poslovni tijek.


DMS je više od običnog arhiva; to je sveobuhvatno rješenje koje stavlja kraj gubitku vremena na traženje dokumenata, kolanju papira i nesigurnosti u statusu plaćanja.



Ključne funkcionalnosti:


1. Sveobuhvatna Evidencija Dokumenata+

    • Podržava sve vrste dokumenata: računi, ponude, ugovori, rješenja, opomene, itd.
    • Potpuna fleksibilnost: Korisnici mogu sami definirati i dodavati nove, specifične vrste dokumenata prema potrebama svog poslovanja.
    • Arhiva eRačuna: Sustav osim samog PDF dokumenta pohranjuje i izvorni XML eRačuna i na taj način služi kao arhiva eRačuna
    • Integracija: Dokumenti iz drugih sustava automatski ulaze u DMS


2. Pametni Unos Dokumenata

    • Automatsko prepoznavanje 2D barkoda: Ako dokument ima 2D kod za plaćanje, sustav ga automatski skenira i populira sve podatke za plaćanje (IBAN, iznos, poziv na broj, itd.), ubrzavajući unos za >90%.
    • AI-asistirani unos: Za dokumente bez barkoda, napredna AI tehnologija "čita" dokument i prepoznaje ključne podatke (iznos, dobavljač, datum dospijeća), nudeći ih za automatsko popunjavanje forme, što dodatno smanjuje ruční rad.
    • Sken mobitelom: Dokumenti koji nisu u digitalnom formatu (maloprodajni računi i sl.) se mogu brzo i jednostavno slikati sa mobilnom aplikacijom sa vašeg osobnog mobitela i tako unijeti u sustav


3. Financijsko Likvidiranje i Workflow Potpisa

    • Strukturiran proces odobrenja: Plaćanje dokumenta moguće je tek nakon što ga ovlaštena osoba digitalno potpiše. Time se osigurava kontrola i usklađenost s internim procedurama.
    • Višestruki potpisi: Za vrijednije dokumente moguće je postaviti slijed odobrenja koji zahtijeva jedan ili više potpisa (npr. voditelj odjela + direktor).
    • Izuzeti za redovne troškove: Moguće je definirati partnere (npr. komunalni doprinosi, telekom) čiji se dokumenti mogu platiti bez čekanja na potpis, automatizirajući time plaćanje rutinskih režijskih troškova.


4. Napredno Filtriranje i Pregled

    • Sve na jednom mjestu: Trenutni status svih dokumenata vidljiv je u jedan klik.
    • Moćni filteri: Filtriranje po svim ključnim parametrima:
      • Vrsta dokumenta
      • Status (na čekanju, prihvaćen, odbijen, plaćen, neplaćen)
      • Datum (dospijeća, izdavanja, unosa)
      • Partner (dobavljač)
      • Mjesto troška
      • Osoba koja je unijela/odobrila
    • Pregled povijesti: Pristupite svim dokumentima neograničeno unatrag u povijest. Dokument koji je jednom ušao u sustav, ostaje tamo zauvijek.


5. Potpuna Transparentnost i Praćenje Audita

    • Detaljna povijest dokumenta: Za svaki dokument moguće je pratiti cijelu "priču":
      • Tko ga je unio i kada
      • Tko ga je pregledao ili komentirao
      • Tko ga je potpisao/odobrio i kada
      • Kada je proknjižen i kada je plaćen
    • Pregled knjižnih odobrenja: Sva plaćanja i zatvaranja minusa na računima vidljiva su na centralnom mjestu.


6. Administrativne i Kontrolne Mogućnosti

    • Upravljanje korisnicima i pravima: Definiranje koji korisnici mogu unositi, pregledavati, odobravati ili plaćati dokumente.
    • Definiranje banaka: Unos bankarskih računa tvrtke s kojima se vrše plaćanja.
    • Upravljanje mjestima troška: Svaki dokument može se povezati s odredenim mjestom troška (projekt, odjel, cost center) za precizniju analitiku.



Ključne Prednosti:

    • Ukidanje kolanja papira: Dokument se fizički ne dira nakon što je skeniran i unesen u sustav.
    • Ubrzani i bezbjedni proces: Smanjenje ljudske pogreške, automatsko popunjavanje podataka i jasan proces odobrenja.
    • Potpuna financijska kontrola: Uvijek znate što je plaćeno, što dospijeva, a što čeka na odobrenje.
    • Instant pretraživanje: Pronađite bilo koji dokument u sekundi, bez ikakvog kopanja po archivama.
    • Integrirano rješenje: Jedan sustav koji objedinjuje arhivu, workflow odobrenja i financijsko knjiženje.


DMS nije samo softver; to je strateški partner koji vašem timu omogućuje da radi pametnije, brže i učinkovitije, dajući vam potpunu kontrolu nad dokumentima i financijama.